В каждом офисе предусмотрено помещение, предназначенное для проведения переговоров и совещаний, которое часто называют переговорной комнатой. Развитие бизнеса немыслимо без взаимодействия с партнерами, проведения презентаций и организации совещаний.

Назначение переговорных комнат

• Вести переговоры с партнерами и агентами.
• Проводить планерки, презентации для сотрудников.
• Данное помещение можно использовать в качестве учебной аудитории для повышения квалификации и обучения вновь принятых специалистов.
• Обеспечение организации небольших фуршетов для персонала и руководства компании.

Функциональность этого пространства весьма обширна, однако не все организации имеют выделенные помещения для подобных целей. Аренда неизбежно сопряжена с временными и денежными издержками. Тем не менее, бизнес развивается, и сегодня традиционные большие и дорогостоящие конференц-залы уступают место компактным переговорным комнатам, которые можно организовать в любом офисе.

Преимущества маленьких переговорных комнат

Небольшие переговорные комнаты, известные как huddle rooms, сейчас находятся на пике популярности и отражают особенности современной деловой среды, которая ориентирована на инновации и взаимодействие команд.

Преимущества таких помещений очевидны:

1. Возможность максимально использовать пространство.
2. Это даёт возможность сократить расходы на аренду и бронирование, поскольку даже в любом офисе можно найти небольшую комнату, подходящую для организации переговорной.
3. В небольшом помещении, предназначенном для 5-6 человек и обеспечивающем личное общение, договориться проще, чем в просторном конференц-зале.
4. Оборудование комнаты для проведения видеоконференций – простая задача, позволяющая сотрудникам, работающим за пределами офиса, принимать участие в деятельности компании. Кажется, что современные цифровые технологии специально разработаны для небольших помещений.
5. Это решение способствует сокращению расходов компании, так как исключает необходимость аренды помещения, а обустройство такой комнаты будет значительно дешевле, чем организация большого конференц-зала.
6. Благодаря более тесному пространству, переговоры в небольшом помещении способствуют формированию командного духа и успешной деловой деятельности, поскольку создается более комфортная и располагающая к доверию обстановка.

Именно поэтому сегодня небольшие переговорные комнаты успешно конкурируют с большими конференц-залами. В них гораздо комфортнее организовывать краткие совещания и небольшие обсуждения.

Требования к переговорным комнатам

Для эффективного выполнения всех поставленных задач небольшая переговорная комната должна отвечать ряду определенных критериев.

1. Хорошая вентиляция. Если в переговорной комнате плохая вентиляция, то добиться успеха в переговорах не удастся. Необходимо установить эффективную систему кондиционирования воздуха и убедиться, что она не создает излишнего шума.
2. Звукоизоляция: в комнату не должны проникать посторонние шумы, отвлекающие от переговоров, стены должны хорошо поглощать звук, чтобы не возникало эха и впечатления, что переговоры проходят в ванной.
3. Пространство должно соответствовать принципам эргономики: то есть иметь хорошее естественное освещение в виде больших окон, это позволяет избежать эффекта замкнутого пространства, для искусственного освещения надо предусмотреть регуляторы яркости, чтобы свет не утомлял глаза. Наконец, надо, чтобы в комнате было достаточное количество розеток со встроенными USB зарядками, чтобы можно было срочно подзарядить телефон или ноутбук, если переговоры затягиваются.
4. Наконец, она должна быть должным образом меблирована.

Эти требования имеют под собой веские основания. Грамотно спланированное и организованное пространство для переговоров помогает предотвратить ощущение дискомфорта, усталости и подавленного состояния у участников.

Обстановка переговорной комнаты

Итак, какими же должны быть характеристики идеальной переговорной комнаты?

В ней обязательно должны быть:

• столы и стулья;
• комфортные посадочные места;
• кондиционер;
• проектор или телевизор;
• высокоскоростной интернет;
• устройство для видео конференц-связи;
• принтер, сканер и прочая офисная техника;
• белая доска с маркерами;
• кулер с водой;
• кофемашина.

Благодаря такой переговорной комнате формируется атмосфера, располагающая к сотрудничеству, и решения задач принимаются оперативно и результативно.

Необходимое оснащение для переговорной комнаты

• Магнитно-маркерная доска – это альтернатива обычной школьной доски. Она необходима для проведения презентаций. Ручной рисунок зачастую является наилучшим способом визуализации новых идей и организации обсуждений. Ее можно установить на стену или использовать передвижную подставку на колесиках. Передвижная версия более удобна, так как обладает мобильностью, доступна для работы с обеих сторон и не загромождает стену.
• Проектор с экраном: делает доступным просмотр видеофильмов, слайдов, графиков и диаграмм непосредственно с электронного носителя. Трудно представить себе успешную презентацию без подобного оборудования. Диапроектор может быть установлен прямо на столе и демонстрировать материалы на переносном экране, либо закреплен под потолком, с дистанционным управлением, экран в этом случае также закреплен стационарно.
• Телевизор: демонстрация телепередач бывает необходима, и лучший вариант – телевизор, совмещенный с компьютером. Но в этом случае могут мешать и путаться под ногами провода. Обязательно продумайте возможность их убрать.

• Телефон, необходимо обеспечить наличие устройства, позволяющего осуществлять междугородние вызовы и звонки на сотовые телефоны. Важно следить за уровнем заряда батареи, чтобы оно не разрядилось в нужный момент.
• Многофункциональная офисная оргтехника, устройство, объединяющее функции принтера, сканера и копира, позволит не только сэкономить пространство, но и сократить расходы.
• Кондиционер, а именно сплит-система с дистанционным управлением – об этой технике было сказано ранее.
• Холодильник: он необходим в любом офисе, и оптимальное место для него – переговорная комната. Рекомендуем выбирать компактную модель, подходящую для размещения под столешницей, а также устройство, не требующее разморозки, ведь за ней проще ухаживать.
• Микроволновая печь – учитывая, что переговорная комната также используется для организации фуршетов, рекомендуется приобрести и соответствующее оборудование.
• Кофе-машина. Хотя она и не является обязательной, ее наличие позволит создать более представительное и приветливое впечатление от переговорной, что положительно скажется на имидже компании.

Перечень необходимого оборудования для переговорной комнаты можно оптимизировать, учитывая имеющийся бюджет. Вы сами определяете, какие элементы критически важны, а от каких можно отказаться. Однако наличие подходящей мебели – обязательное условие для любой подобной комнаты. Именно об этом и будет рассказано далее.

Мебель для маленькой переговорной

В первую очередь, для небольших помещений не требуется громоздкая мебель. Нельзя использовать те же стандарты для организации маленьких переговорных, что и для просторных конференц-залов. Ключевым фактором здесь является мобильность и возможность изменения конфигурации.

Небольшие переговорные комнаты, как показала практика, применяются для быстрых совещаний, видеоконференций, встреч с партнерами, презентаций и даже организации небольших фуршетов, поэтому мебель в них должна быть максимально универсальной.

• Стол

Стол для переговорной комнаты – самый важный элемент, ему отводится центральное место. Оптимальный вариант – овальной или круглой формы – он удобней и создает иллюзию более неформального общения. Впрочем, и столы традиционной Т-образной формы тоже не стоит сбрасывать со счетов.

Скругленные края уменьшают вероятность получения травм. Наиболее экономичный выбор – стандартный стол прямоугольной формы. В небольшой комнате удачно будет смотреться стеклянный стол – он визуально расширяет пространство, делая его более просторным. Однако следует учитывать, что такая мебель требует особого ухода. Любые загрязнения и отпечатки пальцев будут заметны. Будете ли вы располагать временем и возможностями для регулярной очистки?

• Стулья

Чтобы длительные совещания не вызывали дискомфорта, мебель должна быть удобной. Это обеспечивается эргономичной конструкцией, мягкими сиденьями, подлокотниками и удобной спинкой. Обивка и наполнитель должны быть устойчивы к значительным нагрузкам и просты в уходе. Кожа, экокожа или качественный кожезаменитель являются оптимальным выбором.

• Шкафы

Для организации хранения документов, канцелярии, рекламных материалов и сувениров используются шкафы, сочетающие открытые полки и закрытые секции. Важно, чтобы такая мебель была компактной, удобной в использовании и гармонировала с оформлением помещения. Даже в небольших переговорных комнатах он необходим.

• Диван

Диван не является обязательным предметом в переговорной, но для создания уюта и неформальной обстановки его лучше установить. Требования к нему такие же, как и другой мягкой мебели для офиса. В комплект к нему приобретите небольшой журнальный столик.

Организация пространства в небольшой переговорной комнате

Небольшое помещение для совещаний позволяет зонировать пространство.

• Деловая зона

В деловой зоне, которая располагается в наиболее подходящем и хорошо освещенном месте комнаты, происходит активная работа: здесь проходят переговоры и заключаются договоры.

Для удобства клиенток и партнеров, участвующих в переговорах, рядом со входом обустроена гардеробная, где установлен просторный шкаф. Он предназначен для хранения и сохранности верхней одежды.

• Зона отдыха

В области, где расположен диван и журнальный столик, обустроена зона отдыха и неформального общения. Также в этой зоне предусмотрено место для кулера.

• Кухонная зона

В заключение, кухонную зону можно отделить от основной части помещения с помощью небольшой барной стойки. В этом отдельном пространстве разместят бытовую технику, такую как холодильник, микроволновая печь и кофемашина. Также здесь можно установить навесные шкафы для хранения посуды, что позволит избежать загромождения пространства.

Содержимое шкафчиков должно быть полностью невидимым, а демонстрация посуды и продуктов в переговорной недопустима. Стоит отметить, что посуда также должна соответствовать единому стилю – это регламентируется корпоративной культурой.

• Что должно быть в кухонном шкафчике?
• Чайная пара и широкие плоские тарелки для бутербродов – это само собой разумеется.
• Столовые приборы, солонка и сахарница.
• Когда на кухне устраивают небольшие угощения, необходимы бокалы для вина и штопор.
• Для приготовления необходимо иметь нож, разделочную доску, вазочки для конфет и вазу для фруктов.
• Безусловно, потребуются также бумажные салфетки и бумажные полотенца. Всё это следует хранить в подвесном шкафу за закрывающимися дверцами.
• Рекомендуется не выставлять на всеобщее обозрение и такие приборы, как холодильник, электрочайник и микроволновая печь.
• Миникухня – отличное решение для небольшой переговорной. Мебельный гарнитур, выполненный в виде обычного шкафа, позволит скрыть бытовую технику от посторонних глаз.

Мебель в переговорной комнате должна отражать ваш статус и хороший вкус. Независимо от ее назначения, ее основная задача – поддерживать развитие вашей организации, поэтому она не должна отвлекать от деловых переговоров.

Оптимальный стиль оформления переговорных – это лаконичность и минимализм. Цветовая палитра должна быть сдержанной, хотя современные тенденции допускают и более яркие сочетания: бизнес развивается, и молодежь предпочитает нестандартные формы и решения. Важно, чтобы обстановка не казалась излишне несерьезной и способствовала сосредоточенной работе. Именно в переговорной комнате часто достигаются важные бизнес-решения, об этом стоит помнить.

Важные нюансы при оформлении переговорной

Необходимо также обратить внимание на незначительные детали, которые могут стать причиной неприятных затруднений при упущении. Позаботьтесь о том, чтобы в переговорной были все нужные канцелярские товары.

У вас должны быть всегда под рукой:

• лотки с бумагой для принтера;
• письменные принадлежности – заточенные карандаши, ручки, ластики;
• большие и маленькие скрепки для бумаг;
• степлер для сшивания и скобы к нему;
• разноцветные маркеры;
• канцелярские ножницы;
• влажные салфетки для оргтехники;
• губка для доски.

Для оптимального использования помещения необходимо разработать расписание. Когда определены временные интервалы для совещаний, презентаций, занятий и перерывов на питание, это обеспечивает продуктивную работу офиса и исключает возникновение разногласий.

Переговорная комната – ключевое место в деловой жизни офиса. Это помещение, пусть и небольшое, предоставляет широкие перспективы для развития вашей компании. Необходимо правильно подобрать и установить необходимое оборудование.