Комната переговоров: масштабные задачи в компактном пространстве

В каждом офисе предусмотрено отдельное помещение для проведения встреч и обсуждений. Развитие бизнеса невозможно без взаимодействия с партнёрами, презентаций и собраний.

Назначение переговорных комнат

• Вести переговоры с партнерами и агентами.
• Проводить планерки, презентации для сотрудников.
• В качестве класса для повышения квалификации и обучения новичков.
• Устраивать небольшие закуски для работников и руководителей высшего звена.

Вместимость этого помещения позволяет проводить разнообразные мероприятия, однако не все компании имеют собственные такие пространства. Аренда всегда требует временных и финансовых вложений. Вместе с тем бизнес развивается, и современная тенденция – оснащение небольших переговорных комнат непосредственно в офисах вместо крупных и дорогостоящих конференц-залов.

Преимущества маленьких переговорных комнат

Комнаты для совещаний небольшого размера – актуальное явление современности, демонстрирующее стремительность корпоративной культуры, которая ориентирована на инновации и совместный труд.

Преимущества таких помещений очевидны:

1. Возможность максимально использовать пространство.
2. В каждом офисе найдется комната для организации переговорной, что позволяет сэкономить на аренде и бронировании помещений.
3. В небольшой комнате для 5-6 человек, где все садятся лицом друг к другу, общение с коллегами более тесное и плодотворное, что упрощает достижение согласия по сравнению с большим конференц-залом.
4. Оснастить комнату для видеоконференций просто, это дает возможность сотрудникам за пределами офиса быть частью работы компании. Цифровые технологии идеально подходят для маленьких помещений.
5. Сокращает расходы компании, так как исключается плата за аренду, а обустройство кабинета выходит значительно дешевле, чем организация крупного конференц-зала.
6. Сотрудничество и бизнес-процессы становятся эффективнее благодаря дружелюбной атмосфере, которая складывается в ограниченном пространстве.

Маленькие переговорки успешно конкурируют с большими залами из-за возможности проведения в них кратких совещаний и обсуждений.

Требования к переговорным комнатам

Для выполнения поставленных задач маленькой переговорке необходимы соответствие определённым требованиям.

1. Хорошая вентиляция. Переговоры в плохо проветриваемом помещении не принесут успеха.
2. Звукоизоляция:Чтобы переговоры не нарушались посторонними звуками, стены комнаты должны эффективно поглощать шум, предотвращая возникновение эха и ощущение, будто встреча проводится в ванной.
3. Комнату нужно спроектировать с учетом эргономики. Для комфорта необходимо хорошее естественное освещение с большими окнами, чтобы избежать ощущения тесноты. Искусственное освещение должно быть регулируемым, чтобы не утомлять глаза. В комнате желательно иметь достаточное количество розеток со встроенными USB-зарядками для быстрого подзарядки телефона или ноутбука в случае затянувшихся переговоров.
4. Наконец, она должна быть должным образом меблирована.

Эти требования необходимы для того, чтобы во время ведения переговоров участники чувствовали себя комфортно и продуктивно работали.

Обстановка переговорной комнаты

Каким должен быть идеальный кабинет переговоров?

В ней обязательно должны быть:

• столы и стулья;
• комфортные посадочные места;
• кондиционер;
• проектор или телевизор;
• высокоскоростной интернет;
• устройство для видео конференц-связи;
• Офисная техника: принтеры, сканеры и другое оборудование.
• белая доска с маркерами;
• кулер с водой;
• кофемашина.

В этой переговорной комнате царит уютная атмосфера, и все вопросы решаются оперативно и продуктивно.

Необходимое оснащение для переговорной комнаты

• Магнитно-маркерная доскаВ качестве альтернативы школьной доске служит отличным инструментом для презентаций. Рисование от руки порой – наиболее эффективный способ наглядно представить новые идеи и провести мозговой штурм. Ее можно разместить на стене или использовать передвижную модель на колесах. Передвижная версия предпочтительнее: мобильна, доступна с обеих сторон и не лишает стену свободной площади.
• Проектор с экраном:Возможно просматривать видеофильмы, слайды, графики и диаграммы с электронного носителя. Представить успешную презентацию без такого оборудования сложно. Диапроектор можно разместить на столе для демонстрации материалов на переносном экране или установить под потолком с дистанционным управлением, экран в таком случае также стационарный.
• Телевизор:Для просмотра передач предпочтительнее использовать телевизор с подключенным компьютером. Однако возможны неудобства из-за проводов. Заранее предусмотрите способ их размещения.

• ТелефонС этого телефона можно осуществлять звонки по всей стране и на мобильные телефоны. Не позволяйте ему разрядиться в самый неподходящий момент.
• Многофункциональная офисная оргтехникаЭта модель сочетает функции копировальной машины, принтера и сканера, что позволяет сэкономить место и деньги.
• Кондиционер – сплит-система с пультом управления. О значимости такого оборудования ранее упоминалось.
• ХолодильникБез него не обойтись в любом офисе, а оптимально располагать его в комнате для переговоров. Выбирайте компактный вариант, который поместится под столешницей, и, конечно, модель без необходимости разморозки – такая проще в уходе.
• Микроволновая печьВвиду того, что переговорная также служит для фуршетов, рекомендуется подготовить соответствующую технику.
• Кофе-машина.Без неё можно обойтись, но с ней переговоры будут смотреться более представительно и тепло, способствуя формированию благоприятного образа компании.

Перечень оснащения для совещательной комнаты можно укоротить с учетом имеющегося бюджета. Вам предстоит решить, что является обязательным, а от чего можно отказаться. Вместе с тем, в любой совещательной комнате обязательно должна присутствовать подходящая мебель.

Мебель для маленькой переговорной

Маленьким комнатам не нужны громоздкие предметы мебели. При оформлении маленьких переговорных не стоит пользоваться теми же критериями, что и для больших конференц-залов. Преимущество таких помещений – мобильность и возможность трансформации.

Компактные комнаты предназначены для проведения срочных собраний, видеоконференций, встреч с деловыми партнерами, презентаций и фуршетов, поэтому мебель в них должна быть универсальной.

• Стол

СтолДля переговорной комнаты центральное место отводится самому важному элементу – столу. Овальный или круглый стол удобнее, создает атмосферу более неформального общения. Но нельзя забывать и о традиционных Т-образных столах.

Закругленные углы уменьшают вероятность травм. Самым недорогим вариантом является обычный прямоугольный стол. В небольшой комнате хорошо будет смотреться стеклянный стол – он зрительно расширяет пространство. Только учтите, что такая мебель нуждается в тщательном уходе. Все загрязнения и отпечатки пальцев будут отчетливо видны. У вас будет время и возможность каждый раз поддерживать его в чистоте?

• Стулья

Стулья и кресла созданы таким образом, чтобы не вызывать дискомфорта при длительных совещаниях. Эргономичная конструкция, мягкие сиденья с подлокотниками и удобной спинкой обеспечивают комфорт. Материал обивки и наполнитель должны быть прочными и легко чиститься. Кожа, экокожа или качественный кожезаменитель – оптимальный выбор.

• Шкафы

Мебель с открытыми полками и закрытыми ящиками предназначена для хранения документов, канцелярии, рекламных и сувенирных изделий. Шкаф должен быть компактным, функциональным и сочетаться с общим дизайном помещения. В небольшой переговорной без него не обойтись.

• Диван

ДиванХотя не входит в перечень обязательных предметов для конференц-зала, пуф создаёт уютную и непринуждённую атмосферу, лучше установить его. К нему предъявляются те же требования, что и к иной мягкой офисной мебели. Позаботьтесь о журнальном столике подходящего размера.

Планировка переговоров в компактном помещении.

В компактном помещении для переговоров различаются несколько участков.

• Деловая зона

Рабочая зона занимает главное место в комнате и расположена в самой удобной и хорошо освещённой её части. В этом месте ведут активную деятельность: проводят переговоры, подписывают договоры.

Для посетительниц и партнеров, приехавших на встречи, возле входа размещена комната хранения одежды с большим шкафом.

• Зона отдыха

Зона отдыха и неформального общения располагается у дивана и журнального столика, где также есть место для кулера.

• Кухонная зона

В кухне предусмотрена зона, отделенная от остального пространства небольшой барной стойкой. Там расположатся бытовая техника: холодильник, микроволновая печь и кофе-машина. Для посуды предусмотрены навесные шкафы, которые не займут много места.

В шкафах должно прятаться всё содержимое, на вид в переговорной лучше не ставить тарелки и продукты.
Посуда также обязана соответствовать единому стилю – таково правило корпоративной культуры.

• Что должно быть в кухонном шкафчике?
• Чайные пары и широкие, плоские тарелки для бутербродов – само собой разумеется.
• Столовые приборы, солонка и сахарница.
• Для фуршетов на кухне пригодятся фужеры, бокалы для вина и штопор.
• Конечно, понадобится нож и разделочная доска, вазочки для сладостей и ваза для фруктов.
• Без сомнения, нужны бумажные салфетки и бумажные полотенца. Всё это следует хранить в навесной шкафу с закрывающимися дверцами.
• Также стоит скрыть холодильник, электрочайник и микроволновую печь от глаз.
• Для компактной совещательной комнаты подойдет мини-кухня. Комплект мебели, имитирующий обычный шкаф, умело скрывает всю кухонную технику.

Мебель в переговорной должна подчеркивать высокий статус и хороший вкус владельца. Вне зависимости от действий там, её основная задача — способствовать благополучию организации, поэтому ничего не должно мешать деловому общению.

Для переговоров оптимален лаконичный минимализм. Цветовая гамма спокойная, но допустимы смелые сочетания: бизнес молодеет, а молодые люди ищут нестандартных решений. Главное – чтобы помещение не выглядело слишком легкомысленным и располагало к серьезной работе. Успех бизнеса складывается именно в переговорной комнате, помните об этом.

Важные нюансы при оформлении переговорной

Важно учесть мелкие детали, которые могут стать проблемой при пропуске. Убедитесь в наличии всех канцелярских принадлежностей в переговорной.

У вас должны быть всегда под рукой:

• лотки с бумагой для принтера;
• Карандаши, ручки и ластики предназначены для письма.
• большие и маленькие скрепки для бумаг;
• степлер для сшивания и скобы к нему;
• разноцветные маркеры;
• канцелярские ножницы;
• влажные салфетки для оргтехники;
• губка для доски.

Чтобы комната служила максимально эффективно, создайте график. Когда есть расписание для переговоров, презентаций, занятий и перекуса, офис функционирует эффективно и не возникают конфликты.

Ваша переговорная — центр деловой жизни офиса.