Как сохранить рассудок в офисе открытого плана.

Офис открытого типа — это помещение, спроектированное как единое рабочее пространство для сотрудников.

Краткие сведения о развитии офисов перед открытыми пространствами.

Существует мнение, что первым подобным офисом был тот, созданный князем Потемкиным.
Постоянное воровство и ленность крепостных подтолкнули его к необходимости контроля, и он расположил хозяйственные постройки так, чтобы все было видно. Эта идея была позднее использована тюремщиками для наблюдения за заключенными.

История этой организации не из приятных. Но можно предположить другое: братьев Шнелле придумали планировку во второй половине XX века, желая сделать рабочее пространство идеальным для быстроменяющегося американского менеджмента.

Несмотря на всё, сегодня открытое пространство является распространённым явлением и пользуется особенной любовью преимущественно со стороны работодателей. По отношении к сотрудникам картина, как говорится, менее однозначная.

Достоинства открытого офиса

Об эффективности такого подхода к работе продолжаются споры.

Рассмотрим плюсы такого решения, поскольку офисы открытого типа популярны неслучайно.

1. Руководство легко контролирует сотрудников, так как все находятся в поле зрения и понятно, чем занимаются во время работы.

2. Общение сотрудников становится возможным и простым. Открытое офисное пространство объединяет работников, что способствует формированию дружного коллектива, а повышение эффективности работы всего коллектива является следствием этого факта.

3. В совместной работе, когда сотрудники находятся близко, не остается места для интриг, сплетен и обмана коллег.

4. Для продуктивной совместной деятельности важно поддерживать зрительный контакт.

5. Решишь рабочие вопросы быстро, без походов по кабинетам, у соседей можешь получить ответ на свой вопрос.

6. Экономия пространства и затрат за счет отсутствия необходимости в строительстве стен и перегородок для разделения помещения на отдельные кабинеты. На одной площади возможно размещение значительно большего числа рабочих мест.

7. В офисе все устройства доступны всем: принтер, сканер, ксерокс, вентилятор.

Открытые офисы востребованы из-за оптимального использования площади при минимальных затратах.

Открытая планировка эффективна для организаций, активно взаимодействующих с людьми. Колл-центры и интернет-провайдеры предпочли именно такой формат работы из-за ощущения единства, которое она создает.

Перейдём к недостаткам, их тоже немало.

Многие из них являются продолжением достоинств:

1. Многочисленные сотрудники в одном помещении непременно создают шум, даже при тихой беседе, что может беспокоить коллег. Такая же проблема – неизбежные телефонные разговоры.

2. Хорошая команда – это прекрасно, но в одном пространстве неизбежны разногласия. Например, между теми, кто предпочитает свежий воздух и хочет открыть окно, и теми, кто боится сквозняков. Предметом споров могут стать пульт от кондиционера или постоянно исчезающие с столов карандаши, скрепки, ручки.

3. В открытых офисах сотрудники чаще заболевают, так как практика показывает: достаточно одному чихнуть, как инфекция быстро распространится по всему офису.

4. Отсутствие личного пространства вызывает психологический дискомфорт. Невозможность уединиться и сосредоточиться, а также непреднамеренное ознакомление коллег с личной информацией скорее всего не принесёт удовольствия сотрудникам.

5. Коллективная работа иногда может снижать личную ответственность каждого сотрудника за результат своей работы, распределяя её на весь коллектив.

Подводя итоги, можно составить рейтинг стрессовых факторов при работе в офисах открытого типа: шум, отсутствие личного пространства и неудобные условия – духота, сквозняки и прочее. В целом работу в открытом офисе можно сравнить с пребыванием на сцене. Такая публичность не каждому по душе.

Условия для продуктивной работы в офисах открытого типа

Открытое пространство – реальность нынешней эпохи. Следовательно, важно уметь существовать и трудиться в подобных условиях, минимизируя опасности. Что же можно предложить?

1. Включите на телефоне бесшумный режим или режим вибрации. Все разговоры проводите в отведенном для этого помещении.

2. Ведите переписку с товарищами по работе через чат для сотрудников компании.

3. Говорите тихо, чтобы уменьшить шум.

Чтобы создать более комфортную психологическую обстановку, приобретите наушники. Приятная музыка поможет сосредоточиться и успокоить нервы. Небольшой приятный шум способствует решению творческих задач, а абсолютная тишина усыпляет – это подтверждают психологи.

Не употребляйте пищу и напитки на рабочих местах, для этого предназначены специальные помещения. Запахи могут мешать сотрудникам. Говорите тише, удаляя телефон с рабочего места при отсутствии. Звонки могут раздражать коллег.

Организуйте личное пространство на своем рабочем столеНаведите порядок на столе, разместите декоративные безделушки. Монитор расположите так, чтобы его не было видно проходящим мимо. Эффект отдельного пространства создаст экран возле стола, такие часто применяют в открытых офисах. Согласуйте с коллегами график проветривания помещения.

В офисе стоит проявлять деликатность к другим: не пользуйтесь парфюмом слишком часто, ведь не все ценят ваши предпочтения и у некоторых может быть аллергия. Если вы заболели, работайте из дома, если это возможно, или берете больничный, чтобы избежать распространения инфекции в открытом офисе.

Нормы устройства открытого офиса.

Чтобы сделать офис открытого типа комфортным для всех, нужно продумать планировку и обстановку. Как правило, в таких офисах у сотрудников среднего и нижнего звена — открытое рабочее пространство, а у менеджеров высшего звена — несколько просторных кабинетов, есть переговорная комната и зона отдыха.

Открытое пространство способствует общению между сотрудниками: проще обратиться к коллеге, сидящему за соседним столом, чем постучать в закрытый кабинет. Руководители таких офисов чаще покидают кабинеты и работают рядом с подчиненными. Это сближает их и помогает руководителю лучше понимать запросы сотрудников, упрощая решение сложных задач.

Некоторые руководители применяют более радикальный подход и исключают личные кабинеты, взаимодействуя с сотрудниками в открытом пространстве.

Не всем работникам требуется тесное общение с коллегами, нужно учитывать потребности каждого. Интровертам можно предложить полуизолированное пространство, подобное библиотеке, где возможно уединиться с ноутбуком и сосредоточиться в тишине. В офисе также можно обустроить несколько телефонных будок для этого же назначения.

Для комфорта всех сотрудников в офисе нужно предусмотреть как персональные, так и совместные пространства.

Растения, особенно цветы, прекрасно помогают создать уютный дом. Поместите как можно больше цветов в квартире, сделайте зону отдыха похожей на сад – и это поможет снять напряжение и улучшить работоспособность.

Мебель для офиса в стиле «опен-спейс»

В открытом офисе используют ту же мебель, что и в обычном: столы, стулья, стеллажи и шкафы.

Прежде чем купить мебель, нужно спланировать пространство и решить, где будет стоять каждая вещь.

При этом надо учесть:

• Пространство должно быть организовано таким образом, чтобы площадь использовалась максимально эффективно.

• Грамотное освещениеРасположите рабочие места ближе к окнам для большего количества естественного света.

• Доступность оргтехники для персонала.

• Места для работы удобно расположены относительно переговорной зоны, зоны отдыха и выхода.

• Соблюдение правил техники безопасности.

Точное соблюдение указанных требований даст возможность сформировать комфортную рабочую обстановку для выполнения разнообразных производственных задач.

В каждом подобном офисе необходимо предусмотреть приемную, рабочую зону для сотрудников, зал для проведения совещаний, переговорную комнату и зону отдыха. Каждый из этих помещений имеет собственные требования к обустройству и обстановке.

• В рабочей зоне Офисную мебель можно расставить по секторам, каждый из которых вмещает два-четыре сотрудника.

В этом секторе установлены компьютерные кресла: удобные с подголовником, подлокотниками и спинкой, что обеспечит комфортную работу. В нашем магазине представлен широкий ассортимент таких кресел. Стол – оптимальный вариант для офисного пространства «open space» для двух человек, размещенных друг напротив друга.

Попытки и ошибки позволили установить наилучший способ организации работы: присутствие работающего коллеги стимулирует к продуктивности, в то время как третий или четвёртый человек могут мешать друг другу.

Рабочий стол можно оборудовать лотками, выдвижными ящиками, подставками для размещения вещей и документов, что способствует более удобной организации рабочего пространства.

Определенным образом поставленный шкаф или стеллаж Будет выступать преградой, создавая ощущение отдельного помещения для желающих это. Но высотой не должна быть слишком большой, чтобы можно было легко дотянуться до верхней полки. В открытых пространствах применяют и раздвижные перегородки для зонирования.

• В переговорной зонеВ комнате для переговоров уместно разместить большой круглый или овальный стол. Такая форма способствует диалогу и упрощает достижение соглашений. Добавьте удобные кресла и стеллаж для папок с документами. Если зал заседаний выделен как отдельное помещение, можно поставить обычные театральные кресла. В любом случае, большой стол – обязательный атрибут.
• Особое вниманиеЗоне отдыха отведено особое место. Для комфорта сотрудников предусмотрено удобное размещение: диваны, кресла, журнальный столик и пуфики. Это позволит им передохнуть и расслабиться.

Мебель для открытого офиса.

Общий набор требований к мебели для открытого пространства такой же, как и для любой другой, мебель должна быть:

• комфортной,

• безопасной,

• долговечной,

• демократичной по цене,

• Когда всё видно, продуманность общего дизайна приобретает особую значимость.

Материал изготовления требует особой внимательности. По красоте и надежности дерево с его имитацией превосходят все остальное. Металлические шкафы и стеллажи – образец прочности и долговечности. Пластиковая мебель для офиса должна быть высокого качества, способна выдерживать большие нагрузки.

Мягкой мебели необходимо уделить особое внимание, так как ее активно используют. Обивка и наполнитель должны быть рассчитаны на долговечность. Наполнитель должен быть мягким, однородным и упругим. Для офисной мебели наиболее предпочтительны полиуретан, войлок, синтепон или синтепух.

К обивке, предъявляются следующие требования:

• прочность к истиранию;

• практичность;

• легкость в уходе;

• презентабельный внешний вид.

Лучший вариант для офиса – диванПредметы мебели можно обшить натуральной или искусственной кожей. Но подойдут и жаккардовые, и ворсовые ткани. Чехлы значительно продлевают жизнь мягкой мебели.

Офисная мебель влияет на образ компании, поэтому выбирайте её с умом. В нашем магазине вы найдете всё необходимое для комфортной и продуктивной работы в офисе.

Открытые пространства сейчас популярны, но при организации офиса нужно учитывать специфику работы компании. Некоторые предприятия не подходят для таких офисов. Например, издательства и редакции нуждаются в тишине для продуктивной работы. Открытое пространство может негативно сказаться на творческом процессе.